30개 이상의 전문 서비스 기업을 자동화하며 발견한 5가지 공통 업무: AI 에이전트는 필요 없습니다.

배경 설명을 좀 하자면, 지난 몇 년 동안 약 30곳의 전문 서비스 기업 창업자들을 위해 자동화 프로젝트를 진행했습니다. 법률 사무소, 회계 법인, 채용 대행사, 소규모 컨설팅 업체, 마케팅 회사 등 산업도 다르고 규모도 다르고 사용하는 소프트웨어 스택도 제각각이었습니다.

하지만 모든 프로젝트가 결국 똑같은 5가지 업무를 자동화하는 것으로 끝납니다. 12번째 프로젝트쯤에서 패턴을 발견하고 목록을 만들기 시작했는데, 1년이 넘도록 새로운 항목을 추가할 필요가 없었습니다. 어떤 회사를 운영하든, 여러분의 잡무는 아마 이 5가지 중 하나일 겁니다.

첫 번째는 고객 유입(Intake)입니다. "잠재 고객이 양식을 작성하고, 누군가 수동으로 CRM에 기록을 생성하고, 누군가 통화 일정을 잡고, 누군가 확인 이메일을 보내고, 누군가 파트너가 검토할 수 있도록 스프레드시트에 리드를 입력하는" 식의 과정입니다. 제가 함께 일하는 거의 모든 회사가 이 과정에 4~5명의 인력을 투입하고 있는데, 사실 그럴 필요가 전혀 없습니다. 30줄짜리 스크립트 하나면 양식과 캘린더, CRM, 이메일, 스프레드시트를 연결할 수 있고, 그 업무는 하룻밤 사이에 사라집니다. 대부분의 회사에서 여전히 수동으로 처리되는 이유는 이 과정이 수년에 걸쳐 유기적으로 성장했기 때문에 전체 흐름을 한 번에 살펴본 사람이 아무도 없었기 때문입니다.

두 번째는 문서 생성입니다. 참여 계약서, NDA, 작업 명세서, 제안서, 수임 계약서 등이 포함됩니다. 대부분의 회사는 관리자가 새로운 고객이 생길 때마다 워드 템플릿을 수동으로 편집하며 이름, 날짜, 프로젝트 범위, 가격을 수정합니다. 이건 일부 회사에서 관리자에게 급여를 주는 가치의 90%를 차지하지만, 사실 템플릿을 채우고 서명된 PDF를 이메일로 보내는 양식 하나면 충분히 해결됩니다. 화려하진 않지만, 제가 측정한 대부분의 회사에서 관리자당 주당 5~10시간을 절약해 줍니다.

세 번째는 반복적인 고객 소통입니다. 상태 업데이트, 분기별 신고 알림, 계약 갱신 알림, "30일 동안 연락이 없었습니다" 같은 독촉 메시지 등입니다. 제가 일한 모든 회사에는 일정에 맞춰 이메일을 보내는 것을 업무의 일부로 하는 사람이 최소 한 명씩은 있었습니다. 이 업무를 사람이 할 필요는 없습니다. 스프레드시트의 날짜 열을 확인하고 적절한 시기에 올바른 템플릿을 트리거하는 간단한 워크플로우면 충분히 대체 가능하며, 고객은 이전보다 더 일관된 소통을 받게 되는데, 이는 소유주들이 예상하지 못한 부분입니다.

네 번째는 내부 보고입니다. 주간 파트너 회의, 월간 청구 요약, 매주 금요일 아침 창업자에게 전달되는 파이프라인 상태 보고서 등입니다. 대부분의 회사는 주니어 직원이 매주 몇 시간씩 3~4개의 시스템에서 숫자를 뽑아 프레젠테이션이나 문서에 붙여넣는 데 시간을 씁니다. 모든 시스템에는 API가 있습니다. 숫자는 스스로 추출되어 보고서를 구성할 수 있습니다. 주니어 직원은 인간 ETL 파이프라인이 되는 대신 자신의 경력을 개발할 수 있는 업무를 할 수 있습니다.

다섯 번째는 언급하기 가장 껄끄럽지만 거의 항상 가장 큰 성과를 내는 부분입니다. 바로 창업자 자신의 관리 업무입니다. 전문 서비스 기업 소유주 대부분은 주당 8~12시간씩 자신의 업무가 아닌 일을 하고 있습니다. 타임시트 검토, 비용 승인, 미납 청구서 독촉, 연락이 끊긴 잠재 고객에게 후속 이메일 작성, 파이프라인 추적기 수동 업데이트 등입니다. 그들은 다른 사람을 믿지 못해서 직접 계속합니다. 그래서 우리는 사람으로 대체하는 대신, 지루한 80%를 처리하고 판단이 필요한 경우에만 창업자에게 보고하는 워크플로우로 대체합니다. 창업자는 일주일에 하루를 되찾게 되고, 그 시간은 보통 매출을 직접적으로 성장시키는 영업이나 고객 업무에 쓰입니다.

여기 자동화 홍보 문구에서 아무도 언급하지 않는 부분이 있습니다. 이 5가지 업무 중 어떤 것도 AI 에이전트가 필요하지 않습니다. 필요한 건 배관(Plumbing)입니다. API가 다른 API와 대화하는 것이고, 중간에 문단을 작성하거나 이메일을 분류하기 위해 LLM 호출을 한 번 정도 섞는 정도면 충분합니다. 업계 전체가 에이전트니 뭐니 떠들고 있지만, 실제 돈은 2015년부터 가능했던 '양식-CRM-이메일' 파이프라인에 있습니다.

많은 창업자가 AI 트위터 대화를 읽고는 벡터 데이터베이스와 추론 루프가 있는 멀티 에이전트 오케스트레이션 계층이 필요하다고 생각한 뒤, 비용을 감당할 수 없거나 누구를 고용해야 할지 몰라 자동화를 포기한다고 생각합니다. 그래서 아무것도 하지 않고 잡무는 계속됩니다.

더 간단한 버전이 바로 여기에 있습니다. 우리가 대부분의 기업을 위해 구축하는 첫 번째 프로젝트는 관리자 한 달 급여보다 저렴하며, 관리자가 하는 업무의 약 60%를 대체합니다. 관리자는 해고되는 것이 아니라, 회사가 예산과 여유를 갖게 되면서 고객 대응 업무로 승진하게 됩니다.