투손의 HVAC 업체용 AI 시스템 구축 완료. 음성 에이전트 2개, 연락처 4000개 재활성화, 상담원 자격 확인 시간 제로
just finished a full AI system for an HVAC company in Tucson. 2 voice agents, 4000 contacts reactivated, zero dispatcher time on qualification
핵심 요약
투손 HVAC 업체를 위해 음성 및 텍스트 AI 에이전트를 활용한 자동화 시스템을 구축하고 4000명의 고객을 성공적으로 재활성화함.
- 시스템 아키텍처 — GHL, n8n, Retell, ServiceTitan을 연동하여 상담원 개입 없는 자동 예약 시스템 구축
- 데이터 정규화 — CRM과 AI 에이전트 간의 용어 불일치를 해결하기 위한 매핑 단계 구현
- 고객 재활성화 — 4000명의 기존 연락처를 대상으로 텍스트와 음성을 조합한 순차적 마케팅 자동화 수행
- 기술 문서 공유 — 전체 워크플로우와 도구 설정을 담은 150페이지 분량의 구축 가이드 공개
지난달에 투손(Tucson)에 있는 HVAC 업체 하나 만들어줬다. 팀으로 움직이는 에이전트 몇 마리 굴리는 건데, 전화 담당 2마리에 문자 담당 4마리임. 여기 갤러들은 진짜 에이전트 빌드 좋아하니까 전체 세팅 싹 다 공유한다.
작동 방식은 이럼. 누가 웹 폼 작성하면 GHL로 넘어가고, GHL이 n8n으로 쏴줌. n8n이 전화번호 정리해서 바로 문자 날린다. 5분 안에 답장 없으면 n8n이 Retell 음성 에이전트(Kate)를 깨워서 바로 전화 걸게 함.
리드가 괜찮다 싶으면 바로 예약 잡는데, 이 예약 과정이 툴 5개를 순서대로 통과해야 함: Retell, n8n, GHL, Zapier, ServiceTitan. 통화 중에 2분 안에 다 끝내야 해서 하나라도 느려지면 예약 바로 터짐. 그래서 각 단계마다 성공/실패 여부를 바로바로 피드백 줘서 에이전트가 알 수 있게 해놨음.
ServiceTitan 이 새끼가 좀 까다로웠음. 에이전트가 통화 중에 듣는 단어랑 ServiceTitan이 요구하는 단어가 달라서, 중간에 단어 보정하는 단계를 넣었음(에이전트는 "package unit"이라고 듣는데, ServiceTitan은 "Package Unit"이라고 써야 함). 그다음 Zapier 코드 단계에서 날짜 설정하고, 요약문 쓰고, 주소 분리한 다음에 예약 박아버림. 그럼 ServiceTitan에 디스패처가 바로 처리할 수 있게 작업 건으로 뜸.
나머지 빌드 내용:
- 인바운드 음성 에이전트는 저장된 연락처가 없으면 통화 중에 바로 조회해서 새로 만들고 예약까지 박음.
- 통화는 받았든 안 받았든 전부 n8n으로 넘어가서 postgres에 저장됨. 통화 시간, 분위기, 결과, 어디로 연결됐는지, 예약 상태, 녹음 링크 등등 한 20개 넘게 저장함.
- 문자 쪽은 에이전트 4마리(웹사이트, 인게이지먼트, 팔로업, KB) 중 하나를 골라서 돌리는 단일 플로우임. postgres에서 최근 메시지 60개 읽어오고, openrouter를 통해 gemini 2.5 flash 돌리고, 예약 툴 6개에 supabase 벡터 스토어에서 답변까지 긁어옴.
- 리액티베이션은 4000개 넘는 옛날 연락처 대상으로 돌렸음. 대충 26시간 걸리는데: 문자 보내고, 10분 기다리고, 전화 걸고, 2시간 기다리고, 두 번째 문자 보내고, 하루 기다렸다가, 그래도 답 없으면 이메일 쏨. 답장 오는 순간 바로 멈춤.
이제 디스패처는 자격 확인 같은 거 안 함. 그냥 바로 배정하고 확인만 하면 되는 예약 건들만 받아먹는 중.
전체 내용을 150페이지짜리 빌드 문서로 정리해 뒀음. 플로우, 툴, 통화 스크립트까지 싹 다 있음. 개인 정보는 다 가짜 값으로 바꿔놨으니까 그냥 복사해서 쓰면 됨(댓글에 링크 있음).
궁금한 거 있으면 물어봐라.
