200명 규모 영업팀의 고객 제안서 자동화: 우리가 구축한 정확한 스택 공개

지난 2개월 동안 B2B 기업의 고객 제안서 워크플로우 자동화를 도왔습니다. 영업 사원들은 제안서 하나를 만들기 위해 CRM, Notion, 통화 녹음에서 정보를 가져온 뒤 파워포인트로 서식을 맞추는 데 3~4시간을 쓰고 있었습니다. 200명이 넘는 사원이 주당 5~8개의 제안서를 만든다고 생각하면 그 수치는 엄청난 수준이었죠.

영업 제안서 관련 AI 게시물 대부분은 "ChatGPT나 Gamma를 사용하라"는 수준에서 멈추는데, 이는 기업 팀이 실제로 필요로 하는 것과는 거리가 멉니다. 목표는 결코 "AI가 제안서를 만들게 하는 것"이 아니었습니다. 영업 사원의 수작업 없이 "이 고객"에게 "딱 맞는" 제안서를 AI가 만들게 하는 것이었죠.

구축한 스택:

데이터 소스 - CRM (기존에 사용하던 Salesforce를 그대로 유지했으며, 큰 변경 사항은 없었습니다)

• 계정 데이터, 거래 단계, 산업군, 이해관계자, 발굴 단계에서 파악된 페인 포인트
• 영업 사원들이 이미 관리하고 있는 데이터라 추가 작업 불필요
• "제안서 트리거" 필드 추가 - 제안서가 필요할 때 영업 사원이 직접 표시

Claude

• API를 통해 CRM에서 계정 데이터를 가져옴
• 우리가 구축한 고정 콘텐츠 구조(문제 정의, 솔루션 적합성, ROI 산출, 사례 연구 선정, 가격 책정 방식 등)에 매핑
• 이 부분이 대부분 사람들이 간과하는 핵심입니다. 고정된 구조가 없으면 Claude의 출력물은 영업 사원마다 일관성이 떨어집니다.
• 산업군별 톤앤매너 조정(금융 서비스 vs SaaS vs 헬스케어 등 각기 다른 프로필 적용)

Alai

• API로 연결
• 전체 디자인 시스템이 미리 로드되어 있음(브랜드 컬러, 폰트, 레이아웃, 승인된 아이콘, 톤앤매너, 심지어 가져와야 할 브랜드 승인 템플릿까지)
• 메모리 기능을 사용하여 승인된 제안서에서 데이터를 가져옴 - "회사 소개", "리더십", "고객 로고", "사례 연구" 등은 매번 형편없이 재생성되는 대신 검증된 풀에서 가져옴

이제 영업 사원이 하는 일: CRM에서 제안서 트리거를 표시하고, 약 8~10분 만에 브랜드가 적용된 제안서를 받아 필요한 경우 슬라이드 1~2개를 수정해서 발송.

우리는 수작업 시간을 3~4시간에서 약 15분으로 단축했습니다.

솔직한 후기:

• CRM 데이터 관리가 완벽해야 합니다. 메모는 채워져 있어야 하고, 산업군 같은 데이터 포인트는 콘텐츠 정확도를 위해 정확히 업데이트되어야 합니다. 우리는 AE(영업 담당자)들이 이 중요성을 완전히 이해하도록 일주일 동안 교육했습니다.
• 디자인 레이어에는 처음에 Gamma와 Beautiful AI를 시도했습니다. 브랜드 일관성이 매우 기초적인 수준이었고, 결과물이 브랜드 팀의 승인을 받지 못했습니다. 게다가 메모리 기능이 없어 반복적인 슬라이드가 매번 다르게 재생성되었습니다. (CX 팀의 온보딩 문서를 위해 Gamma를 도입할 계획은 있습니다.)
• Claude에서 콘텐츠 구조를 설정하는 것은 타협할 수 없는 부분이라고 생각합니다. 그렇지 않으면 영업 사원마다 결과물의 품질이 제각각일 것입니다.

현재는 CRM 필드를 최대한 미리 보강하고, 회의 메모를 CRM 메모로 자동화하여 AE들이 업데이트 내용을 검토하기만 하면 되도록, 즉 CRM 관리에 너무 많은 시간을 쓰지 않도록 작업 중입니다.

추가 최적화 방법이나 스택 선택, 테스트 과정 등에 대해 궁금한 점이 있다면 무엇이든 환영합니다.