팀이 매일 하는 그 '작은 업무'가 1년에 65시간을 잡아먹고 있습니다. 당신만 모를 뿐이죠.

저는 소규모 기업을 위한 자동화 시스템을 구축하는데, 사업주들이 가장 놀라는 건 복잡한 기술이 아닙니다. 수년간 '고작 15분'이라며 무시해온 업무들에 대한 수학적 계산이죠.

하루 15분은 한 사람당 한 업무 기준으로 1년에 65시간입니다. 제가 함께 일하는 대부분의 소규모 기업은 이런 업무를 5개에서 10개씩 동시에 돌리고 있는데, 아무도 이걸 합쳐볼 생각을 안 합니다. 총합을 내보면 보통 주당 15~30시간이 나오는데, 이는 사업을 성장시키는 데 써야 할 시간을 기계적인 업무에 쏟고 있다는 뜻입니다.

한 서비스업 사업주가 팀이 하는 모든 반복 업무를 나열해봤습니다. 인테이크 폼에서 CRM 업데이트하기, 예약 알림 보내기, 미납 청구서 독촉하기, 주간 보고서에 데이터 입력하기, 온보딩 이메일 보내기 등이죠. 각각은 사소하게 느껴졌지만, 4명이 합쳐서 주당 30시간이 넘었습니다. 컴퓨터가 실수 없이, 아프지도 않고 더 잘 처리할 수 있는 업무에 정규직 급여를 태우고 있는 셈입니다.

우리는 가장 문제가 되는 업무들을 약 2주 만에 자동화했습니다. 인간의 판단이 필요한 부분은 건드리지 않고, 정보가 예측 가능한 일정에 따라 한 곳에서 다른 곳으로 이동하는 기계적인 업무들만 다뤘죠. 기존에 쓰던 도구들을 연결해서 사람이 직접 옮기지 않아도 데이터가 스스로 흐르게 만들었습니다.

함정은 각 업무를 개별적으로 평가하면 고칠 가치가 없다고 느껴진다는 점입니다. 마치 450달러가 매달 어디로 나가는지 궁금해하면서, 15달러짜리 구독 서비스 하나쯤은 상관없다고 말하는 것과 같습니다. 누군가 합계를 내보라고 강요하기 전까지는 비용이 눈에 보이지 않거든요.

종이와 펜을 들고 팀이 하는 모든 업무 중 도구 간 데이터를 옮기거나, 매번 똑같은 메시지를 보내거나, 수동으로 업데이트하는 업무를 다 적어보세요. 각 업무 옆에 예상 소요 시간을 적고 합계를 내보세요. 만약 주당 10시간이 넘는다면, 당신은 단순 업무만 하는 파트타임 직원을 고용하고 있는 것이며, 이는 사람의 문제가 아니라 시스템의 문제입니다.

만약 그 숫자가 무섭다면, 제가 직접 보고 어떤 것부터 해결해야 할지 알려드릴 수 있습니다. 이게 제가 매일 소규모 기업들을 위해 하는 일이니까요.